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● 企業專屬郵件信箱與一般郵件信箱的差異
自二十世紀末開始，商業社會的e化已是全球性的潮流，最初帶頭的是高科技產業，接下來是傳統的大型企業，最後就是為數眾多的中小型企業，而e化運用中電子郵件(electronic
mail，簡稱e-mail)則最為被廣泛使用，原因無它，僅說它的便利、即時性就已勝過傳統郵件不知幾倍。
目前中小企業在電子郵件上的運用，有多數還是停留在與個人使用方式無異的階段，意即在此e-mail上看不出是商業性質還是私人使用，舉例說明:Tom在某企業工作，而他在進公司之前已申請一免費的e-mailatom123@hotmail.com做為與朋友聯絡時使用，而進入公司後，因公司並無自行架設或另外租用e-mail伺服器，公司為了Tom能跟客戶及同事們的聯繫方便，便讓Tom繼續使用之前在hotmail申請的郵件帳號來處理公事。
此種應用雖然經濟，但因是免費的服務，在容量、安全性及即時性各方面難免不足，這些不足處或許可以忍受，但最主要的是無法突顯其公司的專業性!!此時，若公司有使用其企業專屬網域名稱(Domain
Name)的e-mail，這個問題便可迎刃而解。何謂企業專屬網域名稱的e-mail?即某abc公司有一專屬的Domain
Name為abc.com.tw，而此公司以其Domain Name建立專屬的e-mail address，所有的e-mail都是以
@abc.com.tw來結尾，如: tom@abc.com.tw、sales@abc.com.tw等，讓人可以一眼看出此e-mail的專屬性質。
● 傳統建立專屬郵件信箱的方式
傳統上企業專屬e-mail的運用，幾乎都是以自行架設伺服器的方式建立，即在公司內部置放伺服器的硬體設備，在此伺服器上運作e-mail或www等服務，透過專線、ISDN或固定制的ADSL來連上Internet，而伺服器的維護工作一般都是依賴公司內部的IT人員或委外由系統整合廠商承包。
此種自建伺服器的模式，優點在於伺服器就在身邊，可以有完全的掌控權，擁有較大的彈性可自由發揮，如郵件帳號的建立、所需功能的設定等；缺點則是花費的成本極高，不但有軟、硬體的建置成本，還必須支付線路的費用及維護人員的薪水，若上述各項的其中一點，並未很齊備的話，則此e-mail伺服器所能發揮的效果，也許就要打上折扣，例如線路的頻寬、穩定性若無法承載郵件傳輸的流量，則在即時性上會受到影響，若維護人員的功力不足或軟體無法即時更新最新的修補程式(The
Patch)，則可能會有安全性的顧慮等。由此可知，自建伺服器的各項存在要件是緊緊相扣的，若有其中一點鬆動，或許就有無法想像的後果發生。
● 新的解決方案-郵件代管
針對企業在專屬e-mail伺服器可能會遭遇到的困擾，衍伸出由網路服務提供商(Internet
Service Provider，簡稱ISP)所提供的郵件代管服務(Mail Hosting)。所謂的郵件代管，係指由ISP提供專屬郵件伺服器及專業管理人員協助企業管理電子郵件，用戶無須自行購置任何軟硬體設備及維護相關網路管理問題，卻可擁有企業專屬網域名稱的e-mail帳號，而此e-mail帳號的管理，由用戶內部的人事或行政人員即可一手搞定，不須讓專業的技術人員來經手，包括筆者所任職的數位聯合電信(Seednet)等國內各大型ISP皆有提供類似的服務。使用郵件代管，大致上而言，可以有以下的效益：
1. 大幅降低成本：由ISP提供郵件伺服器，企業無須自行購置並維護郵件主機，可以大幅節省 MIS管理人員及設備成本支出。
2. 全年無休服務：機器日常運作維護由ISP網路工程師代勞，無當機之虞，並且確保收、發信件的良好品質。
3. 設定功能簡易：所有維護動作皆透過Web介面進行，簡單易懂，不需由專業技術人員來設定。
當然，完全委託ISP管理企業的郵件，也不會完全沒有缺點，因為設備放在別人家的機房裡，並且是在與其他家公司共用伺服器的狀態下，製式化的環境肯定會有某些不便之處，但是換個角度來看，對某些中小企業來言，單純、製式化也不見得是件壞事，因為就是沒有此種專業知識，而這類環境反而剛好適合它們。
企業的e化已是刻不容緩之事，如何在最經濟、便利的情況下順利完成e化的作業，相信也是企業亟思達到的目標，而好的解決方案，則是幫助目標達成的最佳利器。
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